Für Außendienstunternehmen mit 30–150 Mitarbeitenden.
Einen kostspieligen
Workflow zwischen Außendienst und Büro.
Nachweisen, dass es funktioniert.
Wir messen die Arbeit, definieren Erfolg schriftlich, bauen den vollständigen Betriebsablauf, weisen ihn anhand freigegebener Kriterien nach und übergeben Ihnen das fertige System.
Außendienst ins BüroManuelle Übergaben beseitigen.
7.320 $/MonatGEMESSENE KAPAZITÄT AUS DER FALLSTUDIE
Schriftliche Nachweiskriterien„Funktioniert“ definieren, bevor die Lieferzeit beginnt.
Nach jedem abgeschlossenen Auftrag
Das Team ist fertig.
Der Papierkram nicht.
Stunden stehen in einer Nachricht. Fotos liegen auf einem Telefon. Notizen sind noch im Kopf eines Mitarbeiters. Bevor Lohnabrechnung oder Rechnung weiterlaufen können, muss Ihr Team den Auftrag rekonstruieren.
Die tatsächlichen KostenJedes neue Team erzeugt mehr Verwaltung, solange sich die Übergabe nicht ändert.
Ihre Mitarbeitenden sind nicht der Engpass. Sie gleichen einen Prozess aus, der sie bereits erledigte Arbeit rekonstruieren lässt.
Das AngebotFirst Win
First Win
Automatisierung
Ein wiederkehrender Workflow mit hohen Kosten – gemessen, schriftlich abgegrenzt, rund um Ihre bestehenden Systeme gebaut, anhand freigegebener Kriterien nachgewiesen und in die Produktion übergeben.
3× Closed-Loop-Workflow-Protokoll™
Fünf Phasen.
Ein nachgewiesener Betriebsablauf.
Arbeit messen. Erfolg definieren. Den vollständigen Ablauf bauen. Nachweisen. Das Betriebssystem übergeben.
PraxisbeispielSolarinstallationsunternehmen.
Solarinstallationsunternehmen.
80 Mitarbeitende. Ein durchgängiger Workflow.
Wir haben die Zeit gemessen, die 15 Manager für das tägliche Reporting und das Lohnteam für die monatliche Abrechnung aufwendeten, und anschließend den gesamten Workflow vom Reporting bis zur Lohnabrechnung automatisiert.
Unternehmen, mit denen wir gearbeitet haben
$0
pro Jahr
Jährlich zurückgewonnene Kapazität
0 Std.
pro Woche
Führungsebene entlastet
$0
pro Monat
Monatlich zurückgewonnene Kapazität
Vorher
- Tägliches Reporting durch 15 Manager
- Lohnabrechnung jeden Monat manuell vorbereitet
- Fehler bei Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Nachher
- Manager berichten in unter 2 Minuten
- Lohnabrechnungen werden automatisch berechnet
- Zeit- und Lohndaten sind korrekt
Tägliche Manager-Berichte3 Std. manuell2 Min. automatisiert
Monatliche Gehaltsabrechnung16 Std. manuell0 Std. automatisiert
Rechnungserstellung4 Std. manuellAutomatisch erstellt
Fehlerrate~8 % monatlichNachweisgeprüft
Gemessener monatlicher Kapazitätswert$7,320
Was Sie erhalten
Mehr Kapazität. Weniger operative Reibung. Eine vollständig gesteuerte Umsetzung.
Kapazität
Mehr Arbeit mit dem bestehenden Team bewältigen
Wir beseitigen einen wiederkehrenden Workflow zwischen Außendienst und Büro, damit qualifizierte Mitarbeitende Zeit für Kunden, Teams und wertvollere Arbeit zurückgewinnen – ohne eine weitere Verwaltungsebene.
Nachweisbasierte Lieferung
Die Lieferzeit beginnt, nachdem beide Seiten „funktioniert“ definiert haben
Bound dokumentiert Lösung, Verantwortlichkeiten, Abnahmekriterien und Übergabeanforderungen. Die aktive Lieferzeit endet erst, wenn die freigegebenen Nachweiskriterien bestanden sind.
5
Closed-Loop-Phasen
Business Case
Den erwarteten Return kennen, bevor wir bauen
Wir beziffern die aktuellen Kosten des Workflows, die voraussichtlich zurückgewonnene Kapazität und die wahrscheinliche Amortisation. Eine Umsetzung empfehlen wir nur, wenn die Zahlen mindestens den dreifachen erwarteten Jahresnutzen stützen.
Geringer Aufwand für Ihr Team
Eine vollständig umgesetzte Lösung – kein weiteres Projekt, das Sie selbst steuern müssen
Sie stellen Zugänge bereit, bestätigen den Umfang und benennen eine verantwortliche Person. Wir übernehmen Prozessaufnahme, Datenbereinigung, Integrationen, Umsetzung, Tests, Schulung und Dokumentation.
Sinnvolle Ergänzungen – kein künstlich aufgeblähter „Gratiswert“
Entscheidungsgrundlage
Next-Win-Automatisierungs-Roadmap
Eine priorisierte Übersicht der nächsten belastbaren Workflow-Chancen aus dem ersten Projekt – damit die Geschäftsleitung weiß, was als Nächstes untersucht werden sollte.
Eine klarere nächste Entscheidung – kein Versprechen, alles zu automatisieren
Zentraler Übergabebaustein
Dokumentation und Befähigung der Anwender
Die vereinbarte Betriebsdokumentation, Zugangsdaten und workflow-spezifische Schulung, die Ihr Team benötigt, um das übergebene System zu betreiben und zu verstehen.
Das Betriebswissen bleibt in Ihrem Unternehmen
Optionaler Weg zur Einsatzbereitschaft
Für die Einsatzbereitschaft des Teams
AI Operator Workshop
Eine separate halbtägige Arbeitssitzung, die praktische Anwendungsfälle auf Mitarbeiterebene identifiziert, Betriebs- und Freigaberegeln festlegt, agentische Workflows demonstriert und einen priorisierten 30-Tage-Einführungsplan erstellt.
Ein Weg mit geringerer Einstiegshürde, wenn die Einsatzbereitschaft das eigentliche Hindernis ist
Ihr erster Schritt
Senden Sie uns einen Workflow, der Ihr Team immer wieder ausbremst. Wir prüfen ihn und melden uns, wenn eine vertiefte Untersuchung sinnvoll ist – bevor jemand über eine Umsetzung spricht.
Workflow-Fit-Gespräch buchenNachweisgestützte Lieferung
Sie bestätigen die Ziellinie, bevor wir bauen.
Wir vereinbaren, was der Workflow leisten muss und wie er getestet wird. Wir erklären ihn erst dann für abgeschlossen, wenn er den vereinbarten Nachweis besteht und in die Produktion übergeben wurde.
Vom freigegebenen Umfang zum nachgewiesenen Ergebnis
BeginntErfolgskriterien sind freigegeben
Gebaut und gegen den von Ihnen freigegebenen Nachweis getestet
EndetDer vereinbarte Nachweis ist bestanden
Danach schließen wir die Produktionsübergabe ab.In jedem Angebot enthaltenUmfang, Nachweiskriterien, Lieferzeitraum und Absicherungen werden dokumentiert, bevor die Umsetzung beginnt.
Häufige Fragen
Klare Antworten.
Kein Gerede. Nur das, was Sie vor der Kontaktaufnahme wissen müssen.
01
Für welche Unternehmen ist das geeignet?
Unser aktueller Fokus liegt auf Außendienstunternehmen mit 30–150 Mitarbeitenden und mehreren Teams oder Managern. Besonders gut passen wir, wenn Reporting, Lohndaten, Auftragsdaten, Angebote, Rechnungen oder operative Übergaben noch von wiederkehrender manueller Arbeit abhängen.
02
Wie erkenne ich, ob das für mein Unternehmen funktioniert?
Beschreiben Sie kurz, wo Arbeit ins Stocken gerät. Wir prüfen die Situation und melden uns, wenn genügend Potenzial für eine vertiefte Analyse besteht. Eine Umsetzung empfehlen wir nur, wenn die Belege mindestens das Dreifache der Investition stützen.
03
Was ist, wenn wir Automatisierung bereits erfolglos versucht haben?
Das passiert meist, wenn Workflow, Ausnahmen, Verantwortlichkeiten oder die Definition von Erfolg nie eindeutig festgelegt wurden. Wir messen und begrenzen diese Bedingungen zuerst und weisen das Ergebnis anschließend anhand gemeinsam freigegebener Kriterien nach.
04
Was passiert, nachdem ich meine Angaben gesendet habe?
Eine Person bei AITOC.io prüft den Workflow, die Teamgröße und den von Ihnen beschriebenen Kontext. Wenn eine vertiefte Untersuchung gerechtfertigt ist, kann der nächste Schritt ein bezahlter Workflow Proof Sprint sein. Allein anhand des Formulars berechnen wir keinen exakten ROI und entwerfen keine vollständige Lösung.
05
Was ist, wenn unsere Daten uneinheitlich sind oder unsere Tools nicht verbunden sind?
Das ist normalerweise Teil unserer Arbeit. Sie müssen nicht zuerst alles bereinigen. Wir erfassen Ihre aktuellen Tools, Daten und Übergaben und gestalten die Automatisierung rund um die tatsächliche Ausgangslage.
06
Was ist, wenn unser Prozess zu komplex oder ungewöhnlich ist?
Komplexe Workflows können wertvolle Kandidaten sein, wenn Systeme, Freigaben, Ausnahmen, Daten und Abnahmekriterien klar abgegrenzt werden können. Das Fit-Gespräch entscheidet, ob eine vertiefte Analyse sinnvoll ist; der Workflow Proof Sprint liefert eine belastbare Entscheidungsempfehlung.
07
Wie wird die Lieferung vor Baubeginn definiert?
Bevor die Umsetzung beginnt, bestätigen beide Seiten, was der Workflow leisten muss, wie er getestet wird und was die Produktionsübergabe umfasst. Der geltende Lieferzeitraum und die Absicherungen werden im Angebot dokumentiert. Die Lieferung gilt erst als abgeschlossen, wenn der vereinbarte Nachweis bestanden und die Produktionsübergabe vollständig ist.
08
Was benötigen Sie während des Projekts von uns?
Während Measure und Bound benötigen wir Zugang zu den richtigen Personen, Tools, Beispielen und Entscheidungen. Ihr Team liefert Kontext, Zugänge, Prüfungen und Freigaben; AITOC.io steuert die Umsetzung.
09
Gehört uns die Automatisierung nach der Übergabe?
Ja. Bei der Übergabe erhalten Sie Code, Dokumentation, Zugangsdaten und alle benötigten Zugriffe. Es gibt kein verpflichtendes laufendes Abonnement und keinen langfristigen Vertrag.
10
Wir nutzen bereits Zapier oder n8n. Warum brauchen wir das?
Tools wie Zapier und n8n eignen sich für einfache Workflows. Bei Ausnahmen, Freigaben, mehreren Systemen, uneinheitlichen Daten oder Geschäftsregeln stoßen sie oft an Grenzen. Wir bauen die anspruchsvollere Automatisierungsschicht rund um Ihre tatsächlichen Betriebsabläufe.
11
Was passiert, wenn sich die Anforderungen während der Lieferung ändern?
Das vereinbarte Ergebnis, die Nachweiskriterien und die Produktionsübergabe bleiben während der gesamten Lieferung eindeutig. Ändern sich die Anforderungen wesentlich, dokumentieren wir die Auswirkungen und vereinbaren den nächsten Schritt, bevor wir fortfahren.
12
Was passiert, nachdem die erste Automatisierung live ist?
Sie erhalten eine Business-Automatisierungs-Roadmap mit den nächsten automatisierungswürdigen Prozessen, sortiert nach voraussichtlicher finanzieller Wirkung. Sie können mit uns weiterarbeiten oder die Roadmap selbst nutzen. In jedem Fall gehört sie Ihnen.
Ein sinnvoller erster Schritt
Bringen Sie einen wiederkehrenden Workflow mit.
Wir sagen Ihnen, ob sich eine vertiefte Untersuchung lohnt.
Das Workflow-Fit-Gespräch ist ein Passungsgespräch – kein verkapptes Versprechen, in zwanzig Minuten die vollständige Lösung zu entwerfen.
Ein wiederkehrender operativer Engpass
Genügend Kontext, um die Machbarkeit einer Automatisierung einzuschätzen
Ein bezahlter Workflow Proof Sprint nur, wenn eine vertiefte Analyse gerechtfertigt ist
Eine Umsetzungsempfehlung erst bei einem prognostizierten Return von mindestens 3×
Denis Rafailov
Gründer von AITOC.io · 14 Jahre Erfahrung in Business-Software
Ich habe AITOC.io gegründet, um anderen Unternehmern zu helfen, mit Vertrauen zu automatisieren — einen Prozess nach dem anderen.
Noch nicht bereit zu automatisieren?
Stattdessen die kostenlose App herunterladen.
Wenn Sie so viele Rollen gleichzeitig tragen, dass Sie nicht erkennen, welche Aufgaben langfristig automatisierbar sind — starten Sie hier. RAFAI zeigt Ihnen genau, wohin Ihre Stunden (oder die Ihres Teams) wirklich gehen.
- In 10 Minuten eingerichtet — kein IT nötig
- KI-Analyse zeigt Ihre größten Zeitfresser
- Dauerhaft kostenlos — keine Kreditkarte
RAFAI
64 % der erfassten Zeit sind automatisierbar
